Cómo controlar el stock de una tienda de ropa sin volverse loca
El stock de indumentaria es el más difícil de todos los rubros: cada prenda existe en varios talles y colores, las temporadas vencen, y una seña puede "congelar" una prenda semanas. Esta guía es el método práctico, paso a paso, probado en comercios reales.
Regla 1 — Un producto, muchas variantes
El error más común: crear "Remera básica S negra", "Remera básica M negra", "Remera básica L negra"... como productos separados. Con 10 modelos, 5 talles y 4 colores, tu catálogo tiene 200 entradas imposibles de mantener.
La estructura correcta: la remera básica es UN producto; cada combinación talle+color es una variante con su propio contador de stock. El catálogo tiene 10 productos y la información vive ordenada. La unidad que se cuenta, se vende y se repone es siempre la variante.
Regla 2 — El stock se descuenta cuando se vende, no "después"
Si el registro es diferido ("a la noche paso todo"), existe una ventana de horas donde el sistema dice que tenés la prenda y la percha dice que no. En esa ventana pasan las dos cosas más caras del rubro:
- Vender la última prenda dos veces — una clienta por Instagram y otra en el local, la misma campera M.
- La seña fantasma — alguien señó el vestido, nadie lo descontó, y se lo vendieron a otra persona. Perdés la venta, la seña y la clienta.
La regla: venta o seña registrada = stock descontado en ese instante. Una seña congela stock exactamente igual que una venta.
Regla 3 — Stock mínimo por variante (el cálculo simple)
El "ojímetro" funciona hasta que un sábado te quedás sin el talle que más sale. El cálculo práctico:
Ejemplo: vendés 3 jeans talle 40 por semana y tu proveedor tarda 2 semanas → mínimo = 3 × 2 + 3 = 9 unidades. Cuando el contador toca 9, reponés.
No hace falta calcularlo para todo el catálogo: con definirlo para el 20% de productos que generan el 80% de tus ventas, cubrís casi todo el riesgo.
Regla 4 — Micro-recuentos semanales, no inventario anual
El inventario anual completo es de manual de contabilidad, no de tienda de ropa: para cuando terminás de contar, cambió la temporada. Lo que funciona:
- Cada semana: contá solo tus 10-15 productos de mayor rotación (10 minutos). Ahí viven casi todas las diferencias.
- Cada temporada (2 veces al año): recuento completo, aprovechando el recambio de mercadería.
- Cada diferencia que encuentres, corregila en el momento y preguntate por qué pasó: ¿venta sin registrar? ¿cambio sin anotar? ¿hurto?
Los 3 errores que más plata cuestan en indumentaria
| Error | Qué lo causa | Cómo se evita |
|---|---|---|
| Vender lo que no hay | Registro diferido o planilla desactualizada | Descuento de stock en el momento (regla 2) |
| Plata muerta en talles que no rotan | Reponer "de a curva completa" sin mirar qué talle sale | Mirar rotación por variante antes de reponer (regla 3) |
| Cambios y devoluciones sin rastro | El cambio se hace "de palabra" y el stock queda mal en dos variantes | Todo cambio registrado como movimiento: entra una variante, sale otra |
¿Planilla o sistema para todo esto?
Las 4 reglas se pueden ejecutar en una planilla — el problema es que dependen de que un humano actualice todo, al instante, sin equivocarse nunca. Con variantes y señas de por medio, esa disciplina manual se rompe en semanas. Un sistema de gestión hace las reglas 1, 2 y 3 automáticamente; vos solo hacés los micro-recuentos. Si todavía dudás entre los dos caminos, escribimos una comparación honesta entre Excel y un sistema de gestión — incluye los casos donde la planilla sigue ganando.
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